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Opportunités d'emploi
TITRE DU POSTE: Réceptionniste, Soutien consulaire
SECTION: Administration
LIEU: Consulat général du Canada, Minneapolis
NUMÉRO DU POSTE: 401817
NIVEAU: LE-05
SALAIRE DE DÉPART: 45 072 $US, plus les avantages sociaux
NO DE CONCOURS: 01/13
DATE D’AFFICHAGE: 17 mai 2013
DATE DE CLÔTURE: 17 h, 30 mai 2013
Nous avons une possibilité d’emploi intéressante à offrir à une personne souhaitant se joindre à une équipe professionnelle au sein d’une organisation dynamique. Vous avez une passion pour le service à la clientèle et vous vous faites un point d’honneur de régler des problèmes? Nous pouvons vous offrir un environnement stimulant où vous direz adieu à la routine!
Le consulat général du Canada à Minneapolis favorise l’établissement de liens dans les domaines du commerce et de l’investissement, entame des dialogues avec les citoyens et les décideurs sur de nombreux sujets d’intérêt commun et prête assistance aux Canadiens qui vivent et qui voyagent dans le Haut‑Midwest.
ADMISSIBILITÉ
• Personnes qui résident dans la région métropolitaine des villes jumelles, à proximité du consulat général du Canada à Minneapolis
• Employés de l’ambassade du Canada aux États‑Unis
• Employés de tout consulat du Canada aux États‑Unis
• Conjoints et personnes à charge du personnel canadien aux États‑Unis
Les postulants doivent satisfaire aux critères suivants :
• Posséder toutes les qualifications essentielles énoncées ci‑dessous
• Être résident des États‑Unis
• Avoir un permis de travail aux États‑Unis
• Fournir un curriculum vitae et une lettre de présentation avant la date de clôture; la lettre de présentation doit démontrer, au moyen d’exemples concrets, que la personne possède les qualifications essentielles pour le poste
DURÉE D’EMPLOI
Un poste à temps plein est offert pour une période indéterminée. Ce processus de dotation pourrait servir à dresser une liste de candidats qualifiés pour ce poste ainsi que pour d’autres postes semblables, mais dont la durée d’emploi pourrait varier (postes pour une période indéterminée, postes pour une durée déterminée, postes intérimaires au consulat général du Canada à Minneapolis, au Minnesota). Les candidats doivent préciser dans leur demande tous les types de postes pour lesquels ils souhaitent voir leur candidature examinée (postes pour une période indéterminée, postes de durée déterminée et/ou postes intérimaires).
MUTATION : Les employés de l’ambassade du Canada ou d’un consulat canadien aux États‑Unis qui occupent un poste du même échelon peuvent poser leur candidature pour une mutation. Ceux‑ci prendront part au concours et seront évalués selon les exigences cotées. De plus, ils doivent faire connaître leurs intentions à leur superviseur ou superviseure. Les dépenses de réinstallation ne seront remboursées en aucun cas.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Contexte : Le ou la réceptionniste donne la première impression du consulat à tous les visiteurs et doit donc posséder de solides compétences en matière de service à la clientèle, de l’empathie et des capacités d’écoute. Le ou la réceptionniste doit évaluer et gérer des situations difficiles, en plus de faire fonctionner un standard téléphonique très occupé. Il s’agit d’un poste où les interactions sont très fréquentes et qui exige beaucoup d’entregent.
Résumé
Sous la supervision générale du ou de la chef, Programme d’administration, le ou la titulaire doit faire fonctionner le standard téléphonique central dans les deux langues officielles; fournir des renseignements concis et exacts dans les deux langues officielles aux visiteurs et aux personnes qui téléphonent au sujet de la mission et du Canada en général; contrôler l’accès au consulat et s’assurer que le hall de réception demeure en ordre; fournir une assistance générale aux responsables du Programme des services consulaires; fournir des services généraux aux responsables du Programme d’administration; gérer la fonction de formation en ce qui a trait au standard téléphonique et faire en sorte que tous les documents soient exacts et à jour; accomplir d’autres tâches connexes.
Le ou la titulaire doit posséder de solides compétences d’analyse, le souci du détail, la capacité de communiquer de façon efficace, de la compassion, un esprit d’initiative, de la discrétion et un jugement personnel sûr.
Les principales responsabilités du ou de la réceptionniste sont les suivantes :
- Fournir des services de haute qualité à la clientèle des États‑Unis et du Canada;
- Aider les Canadiens en détresse de façon calme et professionnelle;
- Examiner les demandes de passeport des Canadiens;
- Travailler en étroite collaboration avec l’agent ou l’agente des affaires consulaires pour fournir des orientations détaillées aux Canadiens et pour tenir à jour les documents du consulat;
- Fournir un soutien administratif, notamment pour ce qui est du classement, de la distribution du courrier, des projets de recherche et des rapports présentés dans des tableurs;
- Respecter la politique en matière de sécurité du consulat.
La tâche principale du ou de la réceptionniste consiste à accueillir les visiteurs et les personnes qui téléphonent au consulat, à déterminer la nature de leur demande et à les guider dans le cadre du processus, ou encore à aviser l’agent ou l’agente des programmes compétent pour obtenir de l’aide, le cas échéant. Les tâches relatives au Programme des services consulaires représentent 50 % des fonctions du ou de la réceptionniste, et celui‑ci ou celle‑ci travaille très étroitement avec l’agent ou l’agente des services consulaires pour fournir les renseignements les plus à jour et les meilleures solutions aux Canadiens.
Le ou la réceptionniste devra gérer une vaste gamme de situations et de demandes, dont voici quelques exemples : perte ou vol de passeport, situations d’urgence, problèmes familiaux ou conjugaux, questions sur l’immigration, appels téléphoniques pour des prisonniers, etc. Le ou la titulaire de ce poste devra conserver son calme et son professionnalisme, recueillir les renseignements pertinents, rassurer les Canadiens et leur fournir de l’aide, quelle que soit la situation. Si vous excellez dans l’art de régler des problèmes, cet emploi est pour vous!
EXIGENCES LINGUISTIQUES : Maîtrise de l’anglais et du français. Dans votre demande, veuillez indiquer votre niveau de connaissance dans chacune des langues.
CONDITION D’EMPLOI (obligatoire) : Être en mesure d’obtenir la cote de fiabilité du gouvernement du Canada, ce qui comprend une vérification du casier judiciaire et de la solvabilité. La personne doit déjà posséder un permis de travail aux États‑Unis.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Remarque : La candidature des personnes ne répondant pas à l’une ou l’autre des exigences relatives aux qualifications essentielles ne sera pas retenue pour l’étape suivante du processus.
• Maîtriser l’anglais et le français et posséder d’excellentes compétences en communication orale, dans les deux langues;
• Posséder un diplôme d’études postsecondaires;
• Posséder une expérience d’au moins deux ans du service à la clientèle et/ou du travail en entreprise dans le cadre d’un poste nécessitant des interactions avec le public;
• Posséder une expérience de la prestation de services de soutien administratif à une équipe de travail diversifiée;
• Posséder des compétences informatiques avancées (suite Microsoft Office);
• Accepter de travailler dans un endroit isolé du reste du groupe et pendant des heures ouvrables précises (de 8 h 30 à 16 h 30).
EXIGENCES COTÉES
Les candidats qui satisfont aux exigences relatives aux qualifications essentielles seront évalués en fonction des qualifications suivantes. L’évaluation peut être effectuée au moyen d’un examen écrit, d’une entrevue, d’un exercice « in‑basket », d’un examen de compétences ou d’une combinaison de ces méthodes.
CONNAISSANCES
• Connaissance et maîtrise des logiciels informatiques suivants : Microsoft Word, Excel, Outlook et Internet.
• Connaissance suffisante des politiques en vigueur au Canada et/ou au gouvernement du Canada.
CAPACITÉS
• Compétences supérieures en rédaction; capacité manifeste de rédiger des lettres administratives de facture professionnelle;
• Capacité d’offrir un service à la clientèle efficace en personne, au téléphone et par voie électronique;
• Solides capacités en matière de service à la clientèle et capacité de travailler sous pression;
• Excellentes compétences organisationnelles, jugement, maturité et capacité de travailler de façon autonome tout en effectuant diverses tâches de façon simultanée;
• Capacité de respecter des délais;
• Capacité de traiter des renseignements délicats et confidentiels avec diplomatie et en respectant le principe du « besoin de savoir »;
• Capacité de garder son sang‑froid dans des situations inhabituelles ou en traitant avec des clients difficiles;
• Capacité d’apprendre rapidement et de façon continue.
QUALITÉS PERSONNELLES
1. Esprit d’équipe éprouvé
2. Faculté d’adaptation et souplesse
3. Ponctualité
4. Souci du service à la clientèle
5. Attitude positive
6. Esprit d’initiative
7. Sens des responsabilités
8. Intégrité professionnelle
9. Capacité de travailler sous pression
HORAIRE DE TRAVAIL
L’horaire de travail pour ce poste est de 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, conformément aux règlements qui s’appliquent aux employés recrutés sur place (ERP).
PROCESSUS DE SÉLECTION
- Le processus de dotation consistera en un examen de toutes les demandes visant à s’assurer que les postulants possèdent les qualifications essentielles. (Veuillez noter que les candidats qui ne possèdent pas toutes les qualifications essentielles verront leur candidature éliminée.)
- La Section des ressources humaines communiquera uniquement avec les candidats qui satisfont à ces exigences pour les inviter à une entrevue ou à une autre forme d’évaluation des exigences cotées.
Un comité sera chargé de mener les entrevues avec les candidats qualifiés et de superviser l’administration des examens appropriés. L’entrevue comprendra une série de questions en anglais et en français et inclura également un examen écrit visant à évaluer les connaissances, les capacités et les qualités personnelles des postulants en fonction du poste.
Le consulat général du Canada offre un salaire concurrentiel, de nombreux congés et des avantages sociaux intéressants, dont les soins médicaux, l’assurance‑invalidité de courte et de longue durée et un régime d’épargne‑retraite, pour n’en nommer que quelques‑uns.
MÉTHODE POUR POSER SA CANDIDATURE
Aucun appel téléphonique ne sera accepté. Les demandes doivent être envoyées par courriel à l’adresse MNPLS-AG@international.gc.ca, au plus tard à 17 h à la date de clôture, soit le jeudi 30 mai 2013.
Les candidats doivent expliquer dans leur lettre de présentation la raison pour laquelle ils postulent cet emploi, confirmer qu’ils possèdent toutes les qualifications essentielles et établir des liens entre leur expérience de travail et leurs antécédents et la description du poste.
