Stipulations  pour le coordonnateur du Fonds canadien d’initiatives locales (FCIL)

Mandat spécifique

Plus précisément, le coordonnateur du FCIL est responsable de :

  • Être familier avec les exigences du programme du FCIL et être bien informé de toutes les politiques, pratiques et systèmes administratifs qui y sont associés.
  • Identifier des projets et agences locales pouvant bénéficier de l'apport du FCIL.
  • Lire, analyser et répondre aux courriers, courriels, appels téléphoniques, visiteurs et propositions de projets entrants, qu'ils soient sollicités ou spontanés.
  • Demander, au besoin, de la documentation ou de l'information additionnelles sur les propositions de projets qui pourraient être retenues pour considération.
  • Offrir des conseils pour compléter des propositions de projets.
  • Servir de point de contact pour les partenaires de projets du FCIL.
  • Soutenir la promotion du FCIL par la mission.
  • Évaluer les projets soumis pour le FCIL quant à leurs impacts possibles sur les populations visées, aux capacités de gestion des partenaires de mise en œuvre, aux impacts politiques et légaux et aux impacts potentiels sur les femmes et l'environnement.
  • Préparer une ou des listes de propositions de projets pour le comité du FCIL, incluant des recommandations pour le Chef de mission et une justification pour ces recommandations. Toutes les soumissions doivent respecter l'échéancier fixé par le comité.
  • Préparer, une fois que le comité du FCIL a sélectionné des propositions de projet pour mise en œuvre,  les Documents d'approbation de projets (DAP), les formulaires d'évaluation environnementale et les accords de contribution (AC) en utilisant les gabarits standardisés présentés dans les lignes directrices du FCIL et en fonction des directives reçues d'AMC.
  • Préparer un compte-rendu ou un résumé des rencontres du comité du FCIL pour approbation.
  • Offrir des conseils au SPED sur les propositions reçues ne se conformant pas aux exigences du programme et pour lesquels un refus est recommandé.
  • Préparer toutes les correspondances reliées aux propositions de projet et autres aspects du programme.
  • Rédiger les rapports, tels que le rapport de fin de projet de la mission pour chaque projet et le rapport de fin d'année du programme FCIL.
  • Rester informé sur les organisations recevant des fonds du FCIL, incluant sur les dates prévues de remises des rapports et de décaissements.
  • Conserver les dossiers électroniques et physiques du FCIL en accord avec les lignes directrices du FCIL (un dossier par projet), en copie électronique et/ou physique. Ceci inclut conserver les documents financiers sur l'état des fonds du FCIL (décaissements passés et à venir, coûts de gestion, le solde disponible, etc).
  • Effectuer un contrôle sur les activités opérationnelles des projets en accord avec le plan de contrôle approuvé (ce qui peut inclure des visites de terrain), afin de s'assurer que les projets financés rencontrent leurs objectifs et remplissent les exigences en matière de rapports.
  • Organiser la logistique et offrir un soutien au SPED ou au CDM, sur demande, lors de ses visites de terrain.
  • S'assurer que les rapports de projet soient remis à temps et de façon acceptable.
  • Conserver une base de donnée informatique répertoriant les documents de projets du FCIL.
  • Conserver une feuille de calculs électronique à jour et un registre des flux monétaires nets des comptes pour toute dépense liée au FCIL, incluant un calendrier précis des décaissements et une feuille de contrôle pour les projets dont les paiements doivent être faits en plusieurs versements, en accord avec un calendrier de décaissement préalablement établi.
  • Faire la gestion générale du programme du FCIL et des budgets opérationnels.
  • Faire l'examen de toute correspondance et s'assurer de répondre de façon ponctuelle aux demandes, et conserver des archives de toutes les communications avec les organisations bénéficiaires.
  • Préparer des documents de breffage ou tout autre documentation d'information sur les projets du FCIL, s'ils sont demandés par le SPED.
  • Faire la promotion et la publicité des projets par des moyens variés, y compris à travers les médias sociaux, avec la participation des organisations bénéficiaires et de l'agent des affaires publiques du SPED.
  • Vérifier que les montants des factures et des fonds versés aux bénéficiaires concordent, et ce, pour chaque projet.
  • Collaborer aux exercices de vérification et d'évaluation en s'assurant que les dossiers des projets soient à jour et en offrant de l'information au sujet du FCIL, au besoin.