Asistente Administrativa(o)

Título de posición:  Asistente Administrativa(o)
Nivel de clasificación: LE-05
Lugar:   La Habana, Cuba
Tipo de posición:  Indeterminado
Fecha tentativa de comienzo: 1ro de octubre de 2020, pero debido a la situación del COVID-19 podrían ocurrir algunos retrasos en el proceso de selección. Por   favor tenga en cuenta que estamos trabajando duro para minimizar cualquier interrupción en este proceso.
Abierto a:  Personal contratado localmente y público en general que cumple con todos los requisitos esenciales y está legalmente calificado para trabajar en el país (incluidos los no nacionales).
Fecha de cierre:   31 de agosto de 2020

La Embajada de Canadá en Cuba, le complace anunciar una convocatoria para la plaza de Asistente Administrativa(o) de nivel LE-05:

Bajo la supervisión general del Consejero, la/el Asistente Administrativa(o) del Programa de Servicios de Política Internacional y Diplomacia de la Embajada de Canadá en Cuba brindará apoyo administrativo y logístico a la sección.

Parte de este apoyo incluye, pero no se limita a: 1) hacer arreglos logísticos para funciones de representación, visitas oficiales, eventos con contrapartes y viajes oficiales; 2) ayudar en las transacciones financieras facilitando solicitudes de  pagos, presupuesto y contratación, 3) administrar la base de datos de contactos de la sección y ayudar a mantener y expandir los contactos y la red de contactos locales; 4) responder a las consultas públicas y redactar correspondencia; 5) asistir en la entrega de los programas académicos y de asuntos públicos de la sección; 6) gestión de calendarios/agendas, invitaciones, listas de contactos; 7) realizar búsquedas de información de fuentes públicas sobre temas seleccionados.

Elegibles para participar:

Esta posición está abierta:

  • Empelados de La Embajada de Canadá en Cuba,
  • Candidatos externos que sean elegibles para trabajar en Cuba.

Todos los candidatos deben cumplir con todos los requisitos esenciales establecidos a continuación y presentar su solicitud antes de la fecha de cierre. Se dará prioridad al área de selección (1). En el caso de que el número de candidatos sea insuficiente, se considerará el área de selección (2).

Nuestra organización ofrece un lugar de trabajo inclusivo donde el respeto, el trabajo en equipo y la colaboración son parte de nuestra cultura. Las misiones de Canadá en el extranjero se comprometen a promover y apoyar a los empleados en un entorno libre de acoso y discriminación, así como a alentarlos a fomentar y desarrollar sus habilidades y competencias.

Calificaciones esenciales

Educación:

  • Los candidatos deben tener al menos un título de licenciatura de una institución legalmente reconocida O una combinación aceptable de educación, capacitación y experiencia laboral relacionada con los deberes y áreas específicas de competencia requeridas por el puesto.

Idioma:

  • Alto dominio escrito y hablado en español y dominio intermedio alto (B2 según el MCER) en uno de los idiomas oficiales de Canadá (inglés o francés).

Experiencia (*Reciente se define como en el transcurso de los últimos 5 años):
Al menos 2 años de experiencia reciente en:

  • Brindar apoyo administrativo y financiero en un entorno profesional de oficina;
  • Coordinar reuniones, eventos, programas y cuando sea necesario brindar asistencia con planes de viaje;
  • El uso de softwares y sistemas necesarios para elaborar diversos informes y hojas de cálculo, presentaciones, correspondencia y actualizaciones de bases de datos. (MS Office, Outlook, etc.).

Conocimientos:

  • Conocimiento de los procedimientos generales de oficina relacionados con la administración y la investigación (incluidos los procedimientos financieros);
  • Conocimiento del control de gastos, solicitudes y presupuestos;
  •  Conocimiento de técnicas para ingresar, extraer y validar datos para informar, buscar, hacer correcciones y ajustes.

Habilidades/competencias:

  • Iniciativa
  • Centrarse en la calidad y en los detalles
  • Trabajo en equipo y cooperación
  • Administración
  • Comunicación interactiva efectiva
  • Enfoque al cliente
  • Adaptabilidad y flexibilidad.

Aspectos considerados un plus

  • Experiencia de trabajo en una misión diplomática
  • Dominio de las dos lenguas oficiales de Canadá (inglés y francés)

Los candidatos deberán demostrar claramente como cumplen con estos requerimientos en sus cartas de solicitudes.

Necesidades organizativas   

Requerimientos operacionales:

  • Disposición para trabajar horas extras, frecuentemente sin previo aviso.
  • Capacidad para manejar presión de tiempo y plazos ajustados.

Condiciones de empleo:

  • Obtención y conservación del chequeo de seguridad requerido;
  • Estar legalmente autorizado para trabajar y vivir actualmente en Cuba;
  • Tenga en cuenta que esta convocatoria externa está abierta a todas las personas que residen legalmente en Cuba y que pueden trabajar legalmente en Cuba;
  • El candidato seleccionado debe informar a la Embajada si posee la ciudadanía canadiense antes de ser contratado por la Embajada, o si obtiene la ciudadanía canadiense en cualquier momento durante su empleo en la Embajada.

Como participar

Los candidatos interesados deben preparar los siguientes documentos:

  1. Una versión actualizada de su Currículo Vitae en inglés o francés (el currículo debe incluir al menos tres aspectos: nivel académico, experiencia de trabajo y los detalles de contacto).
  2.   Una carta de solicitud en formato apropiado en inglés o francésespecificando:
    • Como usted cumple con cada uno de los requerimientos enunciados en la convocatoria (i.e. idioma, educación, experiencia y otros aspectos comprendidos en los “Requerimientos esenciales”).
    • Si posee aspectos considerados plus.
    • Si desea ser considerado para convocatorias similares temporales o indeterminadas.

Antes de la fecha límite de cierre, los candidatos deben enviar estos documentos en formato PDF / Word al siguiente correo electrónico:
CSDPMX-LESHR@international.gc.ca

En el asunto se debe poner: “HAVAN Administrative Assistant, LE-05”

Notas importantes

  • Los candidatos tienen el derecho de participar en el proceso de selección en el idioma oficial que escojan. En la solicitud se les pedirá que indiquen el idioma oficial de su preferencia (inglés o francés).
  • Los candidatos que soliciten presentarse a este proceso de selección deberán incluir una dirección de correo electrónico que acepte correos de usuarios desconocidos (algunos sistemas de correos electrónicos bloquean este tipo de email).
  • Los candidatos seleccionados en la etapa de selección quedarán invitados a evaluaciones posteriores. Los métodos de evaluación pueden incluir, pero no limitar, un examen escrito, una entrevista oral, desempeño de un papel, prueba práctica y/o presentaciones.
  • Se realizarán chequeos de referencias para aquellos candidatos que lleguen a la etapa de entrevista y puedan formar parte del proceso de selección.
  • La Embajada de Canadá en Cuba no reembolsa ningún gasto por concepto de entrevistas/ exámenes, ni tampoco ningún gasto de transporte.  
  • La Embajada de Canadá en Cuba no ayuda a obtener permisos de trabajo.
  • Si algún candidato necesita de asistencia especial en términos de poder asistir a exámenes o entrevistas, sírvase ponerlo a nuestro conocimiento durante el proceso de solicitud.
  • Los resultados de esta convocatoria también podrán utilizarse para establecer un listado de elegibilidad del personal para futuras convocatorias en la Embajada de Canadá en Cuba, que pudieran surgir dentro de 24 meses a partir del completamiento de esta convocatoria.