Asistente Administrativo(a)

Nivel de clasificación:LE-06 (la clasificación del puesto está siendo revisada, y podría estar sujeta a modificaciones a partir del 1 de abril de 2021)
Lugar:   La Habana, Cuba
Tipo de posición:Indeterminado
Fecha tentativa de comienzo: Febrero de 2021, pero debido a la situación del COVID-19 podrían ocurrir algunos retrasos en el proceso de selección.
Fecha de cierre:  24 de enero de 2021

La sección de Servicios Comunes de la Embajada de Canadá en Cuba busca dar la bienvenida a una persona dedicada y enérgica para trabajar como Asistente Administrativo(a).

Bajo la supervisión general del/la Consejero(a) (Administración), este puesto procura y sirve de enlace con el gobierno local en relación con la aplicación y administración de privilegios diplomáticos; realiza una variedad de funciones de apoyo administrativo; proporciona servicios de secretaría; supervisa las actividades de otro personal contratado localmente en la sección; y realiza otras tareas según sea necesario.

Área de selección:

Esta posición esta disponible:

  • Para los empleados de la Embajada de Canadá en la Habana;
  • Público en general que cumpla con todos los requisitos esenciales y está legalmente calificado para trabajar en el país (incluidos los no nacionales).

Solo los candidatos que cumplan con todas las calificaciones esenciales indicadas a continuación y presenten su solicitud antes de la fecha de cierre, continuarán en las siguientes etapas del proceso de selección de personal, que pueden incluir (pero no se limitan a): prueba remota, entrevista virtual y verificación de referencias.

Nuestra organización ofrece un lugar de trabajo inclusivo donde el respeto, el trabajo en equipo y la colaboración son parte de nuestra cultura. Las misiones de Canadá en el extranjero se comprometen a promover y apoyar a los empleados en un entorno libre de acoso y discriminación, así como a alentarlos a fomentar y desarrollar sus habilidades y competencias.

Calificaciones esenciales

Educación:

Los candidatos deben tener al menos un título de licenciatura de una institución legalmente reconocida O una combinación aceptable de educación, capacitación y experiencia laboral relacionada con los deberes y áreas específicas de competencia requeridas por el puesto.

Idioma:

  • • Alto dominio escrito y oral en español
  • • Alto dominio escrito y oral en inglés

Experiencia (*Reciente se define como en el transcurso de los últimos 5 años):

Al menos 2 años de experiencia reciente en:

  • Experiencia en ejecución de tareas administrativas para un alto ejecutivo en una organización del sector público o privado, incluido el manejo de información sensible y / o confidencial;
  • Experiencia en búsqueda de información y preparación de correspondencia precisa y bien redactada, y otros productos informativos;
  • Experiencia en la prestación de servicios de gestión de presupuestos y preparación de informes de gastos;
  • Experiencia en la organización de eventos públicos, incluido la gestión de listas de invitados y acomodos de instalaciones;
  • Experiencia trabajando con una variedad de equipos de oficina, que incluyen computadoras, escáneres, tabletas, proyectores digitales, cámaras y dispositivos de videoconferencia.

Calificaciones a evaluar

Conocimientos:

  • Procedimientos administrativos generales de oficina
  • Conocimiento general de obtención de autorizaciones locales del MINREX, Institutos Veterinario y de Sanidad vegetal, Agencias Navieras, Aduanas y Autoridades Cubanas,
  • Principios financieros y contables generales para manejar facturas, chequear gastos, reclamaciones y presupuestos.

Habilidades/competencias:

  • Demostrar juicio y autonomía al resolver problemas simples y establecer prioridades;
  • Construir y mantener relaciones laborales efectivas con clientes internos (colegas y supervisores) y externos (instituciones públicas y proveedores);
  • Adaptabilidad y flexibilidad para realizar múltiples tareas simultáneamente y responder de manera oportuna a varias tareas;
  • Excelente disposición y actitud de servicio al cliente;
  • Mayordomía (integridad profesional);
  • Enfoque en la calidad y los detalles.

Aspectos considerados un plus

Los aspectos considerados plus no se requieren para postularse para el puesto mencionado anteriormente. Los candidatos deben indicar en sus cartas de presentación si cumplen con alguna de estas calificaciones.

  • Alto dominio del francés escrito y oral;
  • Conocimiento sobre los privilegios y procedimientos diplomáticos / de oficinas extranjeras;
  • Experiencia en los procesos de envío y exportación de mercancías y franquicias diplomáticas;
  • Experiencia previa trabajando en una misión diplomática, organización internacional, representación de empresa extranjera o similar.

Necesidades organizativas

Requerimientos operacionales:

  • Disposición para trabajar horas extras, frecuentemente sin previo aviso.
  • Capacidad para manejar presión de tiempo y plazos ajustados.

Condiciones de empleo:

  • Obtención y conservación del chequeo de seguridad requerido;
  • Estar legalmente autorizado para trabajar y vivir actualmente en Cuba;
  • Tenga en cuenta que esta convocatoria externa está abierta a todas las personas que residen legalmente en Cuba y que pueden trabajar legalmente en Cuba;
  • El candidato seleccionado debe informar a la Embajada si tiene la ciudadanía canadiense antes de ser empleado en la Embajada o si obtiene la ciudadanía canadiense en cualquier momento durante su empleo en la Embajada (tenga en cuenta que Los ciudadanos / residentes canadienses y los ciudadanos canadienses con doble nacionalidad estarán sujetos a deducciones fiscales canadienses).

Como participar

Los candidatos interesados deben preparar los siguientes documentos:

  1. Una versión actualizada de su Currículo Vitae en inglés o francés (el currículo debe incluir al menos tres aspectos: nivel académico, experiencia de trabajo y los detalles de contacto).
  2. Una carta de solicitud en formato apropiado en inglés o francés especificando:
    1. Como usted cumple con cada uno de los requerimientos enunciados en la convocatoria (i.e. idioma, educación, experiencia y otros aspectos comprendidos en los “Requerimientos esenciales” y “Calificaciones a evaluar”);
    2.  Si posee aspectos considerados plus;
    3.  Si desea ser considerado para convocatorias similares temporales o indeterminadas.

Antes de la fecha límite de cierre, los candidatos deben enviar estos documentos en formato PDF / Word al siguiente correo electrónico:

CSDPMX-LESHR@international.gc.ca

En el asunto se debe poner: "HAVAN AA LE06"

Notas importantes

  • Los candidatos tienen el derecho de participar en el proceso de selección en el idioma oficial que escojan. En la solicitud se les pedirá que indiquen el idioma oficial de su preferencia (inglés o francés). Sin embargo, la Embajada de Canadá en Cuba tiene el derecho de decidir qué componentes del proceso de selección de personal solo se puede evaluar en los idiomas indicados como esenciales en este anuncio de trabajo.
  • Los candidatos que soliciten presentarse a este proceso de selección deberán incluir una dirección de correo electrónico que acepte correos de usuarios desconocidos (algunos sistemas de correos electrónicos bloquean este tipo de email).
  • Se realizarán chequeos de referencias para aquellos candidatos que lleguen a la etapa de entrevista y puedan formar parte del proceso de selección.
  • La Embajada de Canadá en Cuba no reembolsa ningún gasto por concepto de entrevistas/ exámenes, ni tampoco ningún gasto de transporte.  
  • La Embajada de Canadá en Cuba no ayuda a obtener permisos de trabajo.
  • Si algún candidato necesita de asistencia especial en términos de poder asistir a exámenes o entrevistas, sírvase ponerlo a nuestro conocimiento durante el proceso de solicitud.
  • Los resultados de esta convocatoria también podrán utilizarse para establecer un listado de elegibilidad del personal para futuras convocatorias en la Embajada de Canadá en Cuba, que pudieran surgir dentro de 24 meses a partir del completamiento de esta convocatoria.